Электронные больничные листы

Кто может получить документ нетрудоспособности

На оформление больничного листа и получение пособия могут претендовать граждане, подлежащие обязательному социальному страхованию или самостоятельно уплачивающие за себя страховые взносы:

  • работники, заключившие трудовой договор;
  • служащие муниципальных и государственных учреждений;
  • священнослужители;
  • работники производственных кооперативов;
  • адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой;
  • индивидуальные предприниматели;
  • главы КФХ;
  • официальные безработные;
  • иностранные граждане и лица без гражданства с ВНЖ, РВП или миграционной картой/визой (кроме высококвалифицированных специалистов).

Полный перечень категорий граждан утвержден Приказом Минздрава №925н.

Основание для выдачи листка нетрудоспособности устанавливает сотрудник медучреждения (врач, фельдшер, зубной врач). Причиной может быть:

  • болезнь;
  • травма, полученная на производстве;
  • аборт, беременность, предстоящие роды;
  • усыновление;
  • уход за больным ребенком, членом семьи, родственником;
  • карантин с последующей изоляцией или временным отстранением от работы;
  • протезирование по медицинским показаниям в условиях стационара;
  • лечение в санатории после выписки из стационара.

Врач откажет в оформлении больничного на следующих основаниях:

  • отсутствуют симптомы заболевания;
  • направление на лечение или обследование было выдано военкоматом;
  • травма была нанесена самостоятельно и умышленно;
  • работник проходит плановый или профилактический медосмотр;
  • для прохождения лечения в санатории была оформлена путевка.

Пособие по болезни выплачивается за весь период: с момента обращения к врачу до восстановления трудоспособности или получения инвалидности. Обычно больничный оформляется на 15 дней. При продолжительной болезни срок листка нетрудоспособности может продлить комиссия.

Максимальные сроки утверждены в ч. 2–8 ст. 6 Закона № 255-ФЗ. Например, при лечении в санатории после выписки из стационара застрахованное лицо может рассчитывать на компенсацию за все время нахождения в больнице и 24 календарных дня восстановления в санаторно-курортном учреждении. При прохождении карантина выплата будет за весь период отстранения от работы или службы.

Если больничный был оформлен для ухода за ребенком, максимальное количество оплачиваемых дней зависит с учетом возраста:

  • младше 7 лет — весь период болезни (максимум 60 календарных дней в течение года);
  • от 7 до 15 лет — 15 календарных дней (максимум 45 дней на протяжении года).

Электронный листок нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности может быть оформлен как в бумажном, так и в цифровом виде согласно пункту 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Равной юридической силой оба варианта наделены начиная с 01.07.2017 в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Оформление документа в цифровом варианте возможно, если медицинская организация и страхователь (работодатель) являются участниками системы информационного взаимодействия.

Преимущества электронных листков нетрудоспособности

Неоспоримые преимущества электронных листков нетрудоспособности перед бумажными вариантами обеспечивают их широкое применение.

Среди преимуществ:

  • отсутствие дорогостоящего производства бланков листков нетрудоспособности — документов строгой отчетности со спецзащитой;
  • нет необходимости оформления дубликата при потере или порче бумажного бланка;
  • несложно исправлять ошибки/опечатки;
  • нет потребности проверки подлинности и обоснованности больничного листка;
  • не нужно обеспечивать надежное хранение бумажных документов и своевременную их передачу в ФСС;
  • на заполнение не влияют цвет чернил и разборчивость почерка;
  • сокращается время обработки и получения документации.

Схема взаимодействия по проекту «ЭЛН»

Взаимодействие сотрудника (застрахованного лица), работодателя (страхователя), ФСС (страховщика) и медицинского учреждения в проекте «ЭЛН» выглядит следующим образом (рис. 1):

  1. Сотрудник обращается в медучреждение, где выражает письменное согласие на получение ЭЛН.
  2. Медучреждение регистрирует электронный листок нетрудоспособности в федеральной государственной информационной системе — единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».
  3. Медучреждение получает из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» номер ЭЛН.
  4. Медучреждение сообщает сотруднику номер ЭЛН.
  5. По завершении периода болезни сотрудник передает номер ЭЛН в бухгалтерию организации, в которой работает.
  6. Работодатель загружает ЭЛН по номеру из ФГИС ЕИИС «Соцстрах». ЭЛН заполнен в части, поставляемой от медучреждения. Работодатель заполняет свою часть ЭЛН сведениями о страховом стаже сотрудника и данными о среднем заработке и производит расчет.
  7. Работодатель оплачивает сотруднику всю сумму пособия.
  8. Работодатель передает в ФСС реестр сведений об ЭЛН, загруженных из ФГИС ЕИИС «Соцстрах», дополненных информацией о стаже сотрудников и данными для расчета пособий.
  9. ФСС получает ЭЛН из ФГИС ЕИИС «Соцстрах».
  10. ФСС проверяет полученные от работодателя сведения и присылает работодателю либо протокол ошибок, либо подтверждение получения реестра в срок не более 10 дней.
  11. Подтвердив получение реестра, ФСС возмещает работодателю часть пособия сверх оплаты трех первых дней.

Рис. 1. Схема взаимодействия по проекту «ЭЛН»

1С:ИТС

Об электронном листке нетрудоспособности и взаимодействии с ФСС см. .

Поддержка проекта «ЭЛН» в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 запрос из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» электронного листка нетрудоспособности производится по кнопке Получить данные из ФСС при вводе документа Больничный лист (рис. 2). При этом достаточно выбрать сотрудника и указать номер листка нетрудоспособности, полученный сотрудником в медучреждении.

Рис. 2. Документ «Больничный лист»

Автоматически из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» загружаются все данные электронного листка нетрудоспособности, в том числе сведения о медицинской организации и об особых причинах нетрудоспособности. Просмотреть результаты загрузки можно по гиперссылке Заполнены данные ЛН. Данные в документе Больничный лист автоматически дополняются сведениями из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» о стаже сотрудника, его среднем заработке, предыдущих больничных листах по уходу, условиях расчета НДФЛ и т. п.

Получив ЭЛН из ФГИС ЕИИС «Соцстрах» и рассчитав его, работодатель оплачивает сотруднику пособие в обычном порядке, а в ФСС передает реестр электронных листков нетрудоспособности. Сформировать реестр, отправить его сразу или выгрузить в файл удобно в сервисе 1С-Отчетность. Расшифровка записи реестра ЭЛН содержит подробную информацию о листке нетрудоспособности.

Если при отправке реестра ЭЛН часть листков нетрудоспособности из-за каких-либо ошибок окажется не принятой ФСС, то исправления этих ошибок будут учтены при следующей отправке указанного реестра. Для этого начиная с версии 3.1.10 программы в отдельности для каждого ЭЛН сохраняется его состояние:

  • Принят ФСС;
  • Не принят ФСС.

Состояние ЭЛН автоматически обновляется при загрузке ответа ФСС.

Как проверить листок нетрудоспособности на подлинность?

После получения больничного листа работодатель обязан рассчитать пособие и частично либо полностью его выплатить работнику. Все расходы потом компенсирует Фонд социального страхования. Но, если сотрудник предъявил поддельную справку, тогда ФСС признает ее недействительной и не возместит потраченные из бюджета предприятия деньги.

Поэтому важно понимать, настоящий или фальсифицированный листок о временной нетрудоспособности предъявил сотрудник. Вопросов касательно подлинности в отношении электронных больничных обычно у работодателей не возникает

По-другому обстоят дела со стандартными документами на бумажном носителе. Руководителю предприятия важно знать, как проверить, настоящий ли больничный принес сотрудник.

Способы определения подлинности документа:

проверка наличия всех печатей, штампов. Без них больничный считается недействительным. Печати и штампы должны быть настоящими, а не электронной копией;

анализ качества бумаги, наличия водяных знаков. Надо понимать, что листок временной нетрудоспособности является защищенной полиграфической продукцией. Изготавливается он из специальной бумаги

Важно, чтобы присутствовали водяные знаки ФСС. Ячейки для заполнения оригинального бланка отличаются по цвету

Лист фальшивого больничного характеризуется гладкостью, невозможностью на ощупь определить номер;

проверка текстовых блоков. Сведения записываются черной ручкой либо печатаются. Границы нарушать не допускается;

обращение в медучреждение, которое указано в справке. Для этого нужно позвонить в медицинское заведение. Все листки о временной нетрудоспособности подлежат строгому учету. Для поиска оригинала или дубликата нужно будет сообщить номер документа. Надо заметить, что выдавать больничные имеют право не только государственные, но и частные поликлиники и стационары. Поэтому рекомендуется проверять, существует ли в принципе медцентр, указанный в справке. Некоторые медицинские заведения отказываются предоставлять информацию о своих клиентах третьим лицам. В таком случае придется отправить официальный запрос на получение необходимых данных.

Подлинность электронного листка о нетрудоспособности проверить очень просто. Достаточно взять у сотрудника уникальный номер и найти в личном кабинете на сайте ФСС данный документ. Будет сразу понятно, существует ли такой документ, какой у него статус.

ФСС успокаивает работодателей тем, что случаев подделывания электронных вариантов больничных листов пока не было. Доступ к таким документам третьим лицам запрещен. Сбоев и нарушений в работе системы пока замечено не было. Справка о временной нетрудоспособности и ее номер формируются в официальной государственной базе. Контроль внесенных данных ведется с момента открытия документа и до его закрытия.

Поэтому проверять электронные больничные листы на подлинность нет необходимости. Таким образом, электронные больничные имеют уникальный код. По данному номеру можно проверять статус документа, правильность внесенной информации. Для этого нужно зайти в личный кабинет портала ФСС. Алгоритм действий немного отличается для врачей, пациентов и работодателей.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52

Работник сообщил, что у него электронный больничный: что делать работодателю?

Если больничный лист сформирован в электронном виде, работодатель получит от своего работника только номер электронного листка нетрудоспособности. По этому номеру, СНИЛС работника и регистрационному номеру страхователя работодатель запрашивает в системе «Соцстрах» сведения о выданном листке нетрудоспособности.

С 2021 года пилотный проект ФСС “Прямые выплаты” распространён на все регионы России (Федеральный закон от 30.11.2016 № 401-ФЗ). Это значит, что работодатели должны продолжать оплачивать только:

  • первые 3 дня больничного;
  • дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом;
  • пособие на погребение.

Остальные пособия ФСС платит сам.

В 2021 году по электронном больничному назначить пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам нужно в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с номером ЭЛН. А выплату пособия необходимо произвести в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.

Ранее в ФСС передавали реестр сведений для начисления пособий путём зачёта. В нем также указывали, в какой форме был получен больничный листок от работника — бумажной или электронной.

Если работодатель не хочет иметь дело с электронными больничными, можно не подключаться к Единой интегрированной информационной системе ФСС “Соцстрах“. Тогда работникам будут по-прежнему выписывать больничные на бумаге. И даже если медучреждение оформит сотруднику электронный листок, ему придется вернуться за бумажным бланком. Работодателю это ничем не грозит (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).

Возможности личного кабинета ФСС

Личный кабинет ФСС используется не только для обработки электронных больничных листов, но и формирует базу данных для ЕИИС Соцстрах, облегчает проверку реквизитов ЭЛН. Теперь страхователь, работник и бюро МСЭ способны просмотреть электронный листок нетрудоспособности, личный кабинет даёт доступ в соответствии с заявленными, для участников информационного пространства, полномочиями. Открываем портал ФСС, электронный больничный лист будет отображаться у действующего обработчика – будь то медучреждение, бюро экспертиз или организация.

Для страхователя

Подключившись к Кабинету, страхователь получает обширный функционал. Изучив преимущества сервиса, обучив персонал работе в личном кабинете, страхователь облегчит процесс обработки ЭЛН, в особенности если численность персонала измеряется сотнями или тысячами. Вот некоторые из преимущества личного кабинета:

  1. Зайдя в личный кабинет ФСС, электронный больничный можно подвергнуть проверке на подлинность. Проверьте на предмет подделки бумажные больничные листки – в разделе «Листки нетрудоспособности» нажмите кнопку «Действие» — далее «Проверка ЭЛН/ЛН». Предстоит ввести номер и запустить проверку, результатом которой, в случае неподдельности, будет сообщение – «выдан на бумажном носителе».
  2. Если возникает потребность во внесении правок, доступ даёт личный кабинет страхователя ФСС — электронный больничный доступен к редактированию в части «Заполняется работодателем».
  3. Если хотите распечатать электронные больничные листы, личный кабинет это позволяет по кнопке «Печать».
  4. Данные для ЭЛН доступны для экспорта в xml формат с целью загрузки в программное обеспечение работодателя и последующего формирования реестра электронных листков. Реестр с заполненными реквизитами подписывается электронной подписью и направляется на шлюз Фонда.
  5. Страхователь получает доступ к журналам обмена данными с Фондом в части отправленных реестров, и переписки в части запросов и разъяснений.
  6. Личный кабинет хранит списки тех людей, которые пострадали от несчастных случаев на производстве или от профессиональных заболеваний.

Стартовая страница личного кабинета страхователя выглядит так:

Для застрахованного

Для сотрудника организации, в особенности чья работа не связана с компьютером, — сайт ФСС, электронные больничные листы, личный кабинет – это покажется нагромождением запутанных схем. Однако использование личного кабинета открывает следующие возможности:

  1. Работнику доступны созданные электронные листки на его имя.
  2. Работнику доступна проверка сумм начисленного пособия со стороны организации и ФСС, в разрезе электронного и бумажного исполнения больничных листков.
  3. Появляется возможность просмотра информации по программе реабилитации, по санаторно-курортному лечению, по профзаболеванию и несчастному случаю.
  4. Для устранения неточностей или с целью получения разъяснений от Фонда, работник инициирует запрос. Ответ будет получен в личном кабинете и будет храниться в журнале взаимодействия.

Для МСЭ

Медико-социальная экспертиза назначается, если течение нетрудоспособности превышает 15 дней, а состояние здоровья пациента не располагает к закрытию больничного листа. Врач медицинского учреждения направляет ЭЛН на экспертизу, где уполномоченный представитель, исполнив обязанности, дополняет электронный листок данными бюро. В личном кабинете МСЭ отображаются больничные листки всех пациентов, перенаправленных в бюро медико-социальной экспертизы. У представителя бюро имеется доступ к получению электронного листка, его просмотру и печати. Поиск листков упрощен наличием фильтров

С внедрением электронного формата листков, сотрудники бюро экспертизы теперь не боятся опечаток и ошибок – правки вносятся и ЭЛН проходит стандартную форматно-логическую проверку.

Порядок действий с ЭЛН со стороны работодателя

Как перейти?

Чтобы перейти на электронные больничные листы организации необходимо:

  1. Представителю организации надо посетить отделение ФСС, и подписать соглашение об информационном взаимодействии.
  2. Приобрести электронную подпись. Ее делают на имя непосредственного руководителя или ответственного работника бухгалтерии.
  3. Зарегистрироваться на портале ФСС в системе ЕИИС «Соцстрах». Для этого необходимо иметь регистрацию на портале Госуслуги.
  4. Учетная запись проходит проверку с помощью электронной подписи, после чего заполняется вся необходимая информация об организации.

Как получить и принять от подчиненного?

  • Сотрудник получивший номер больничного в медицинской организации обязан предоставить его бухгалтеру или другому ответственному лицу.
  • Бухгалтер входит в личный кабинет организации на портале ФСС, после чего:
    1. Нажимает кнопку «Запросить ЛН» (на основании запрошенных ЛН формируется журнал учета страхователя на портале). Подробнее о получении ЭЛН из информационной системы ФСС, мы рассказывали тут.
  • Заполняет всю необходимую информацию со стороны работодателя, такую же, как и в бумажных больничных: реквизиты организации, средний заработок, стаж и т.д.

Все заполненные ЛН будут храниться во вкладке под названием «Заполнен страхователем».

Где проверить и как исправить ЛН?

Новая система ФСС предоставляет возможность онлайн-проверки больничных листов, так как их подделка – частое явление. Это делается с помощью номера больничного листа на портале ФСС в разделе «Информация для работодателей». Там надо найти вкладку «Недействительные бланки листков нетрудоспособности». Можно обратиться с заявлением на проверку и в территориальное отделение ФСС.

Сделать ошибку в ЛН практически невозможно, поскольку система сама проверяет себя. Ошибку можно допустить только при расчетах пособия. В таком случае исправления в ЛН не нужны, бухгалтер делает перерасчет и подшивает верный вариант в первичные документы. В регионах, где действует программа «Прямые выплаты» можно корректировать уже принятые к расчету ЭЛН и отправлять их заново в ФСС.

Как оплатить?

Когда работодатель заполняет ЭЛН, он мгновенно попадает в ФСС. После этого может быть два варианта развития событий: в регионах, участвующих в программе «Прямые выплаты», вся дальнейшая работа происходит в ФСС, в остальных случаях выплата пособий работодателем происходит по стандартной схеме.

Подробнее оба варианта оплаты электронных больничных мы рассматривали здесь.

Можно ли работать с цифровым листком нетрудоспособности в СБИС?

СБИС – это известная организация, оказывающая услуги электронного документооборота и отчетности. С помощью СБИС можно обрабатывать электронные листки нетрудоспособности. Для этого необходимо:

  1. Выбрать раздел «Отчетность/ФСС/Сведения для расчета пособий», а далее вкладки «Создать реестр сведений» и «Электронный больничный».
  2. Выбрать из списка необходимого сотрудника.
  3. Указать номер больничного листа.
  4. Нажать кнопку «Запросить в ФСС».

Больше информации о том, как организовать обмен данными с ФСС через систему СБИС, читайте тут.

Какие системные ошибки встречаются и что они значат?

Так как система новая, пользователи иногда сталкиваются с некоторыми системными ошибками. Рассмотрим самые распространенные коды:

  • «Принадлежит к ЛН на бумажном носителе». Это означает что больничный лист выдан пациенту в бумажном варианте.
  • «Отсутствует в БД». Это означает что такого больничного листа нет в системе. В этом случае стоит проверить номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника.
  • «Обновляемая запись потеряла актуальность». Больничный лист был изменен со стороны медицинского учреждения.
  • «ЭЛН в стадии рассмотрении в бюро СМЭ». Это означает что работа с ЭЛН еще не окончена со стороны медицинского учреждения и стоит подождать.
  • «ЭЛН аннулирован». Это означает что лист аннулирован со стороны медиков из-за ошибки.

https://youtube.com/watch?v=zUp9st5bR00

Новости

Пособия по беременности и родам будут выплачивать без заявлений граждан

2047

13.09.2021

Минтруд сообщил, что с 2022 года гражданам не нужно будет писать заявления на получение пособий по беременности и родам, а также единовременных пособий при рождении ребенка.

Новые правила оплаты больничных не требуют представления дополнительных документов

1595

06.09.2021

С 1 сентября 2021 года больничные по уходу за детьми до 8 лет оплачиваются в размере 100% среднего заработка родителя, который ухаживает за ребенком, причем вне зависимости от стажа работы родителя.

Нужно ли декретнице предъявлять больничный листок всем своим работодателям

5677

05.08.2021

Эксперты Московского регионального отделения ФСС разъяснили, должна ли основная для сотрудницы организация представить оригинал ее больничного листка (по беременности и родам) другому работодателю, где она числится внешним совместителем.

С 2022 года больничные листки будут формировать только в электронном виде

944

29.06.2021

ФСС предупредил работников и работодателей, что с 1 января 2022 года выдача листков нетрудоспособности будет осуществляться в электронном виде.

С 2022 года начнет работать автоматическая выдача электронных больничных листков

2121

18.05.2021

Проект соответствующего правительственного постановления опубликован на Едином портале для размещения проектов НПА.

Работающим пенсионерам разрешили продлить электронные больничные до 1 мая 2021 года

1240

01.04.2021

Правительство продлило срок действия временных правил оформления листков нетрудоспособности и выплаты больничных пособий лицам в возрасте 65 лет и старше.

Обязательную удаленку для работников старше 65 лет отменят с 1 апреля 2021 года

1993

09.03.2021

Правительство отменило обязательный перевод на дистанционную работу для лиц старше 65 лет. Соответствующее постановление от 02.03.2021 № 300 опубликовано на Официальном интернет-портале правовой информации.

Преимущества электронного больничного

До сих пор по закону применимы оба вида больничных. Однако всё чаще в последнее время участники документооборота с листами нетрудоспособности прибегают к оформлению их в электронном виде. Из плюсов ЭЛН можно назвать следующие.

Его не нужно распечатывать, отправлять или пересылать по почте или курьерскими службами, относить куда-либо лично, не нужно где-либо хранить, например, в архиве.

Вся информация по ЭЛН хранится в системе ФСС, что полностью исключает возможность подделки больничного, а также утерю документа. Формат ЭЛН полностью исключает возможность доступа к информации о диагнозе и персональных данных третьими (сторонними) лицами.

Этот формат больничного ускоряет документооборот, исключает ошибки в документе и вероятность его повреждения. ЭЛН нельзя порвать, случайно выбросить, залить кофе, его не может изжевать питомец или раскрасить ребёнок.

С работодателя снимается ответственность за хранение больничных, если они оформлены электронно – ведь информация хранится в системе ФСС. При проверках от работодателей также не требуется представлять ЭЛН.

Применение ЭЛН для работодателя также упрощает ведение учёта, расчётов суммы выплат по пособиям, да и в целом коммуникации с ФСС по возмещениям пособий.

При наличии пароля на сайте Госуслуг

Если пользователь уже зарегистрирован на вебпортале https://www.gosuslugi.ru, то ему доступна возможность входа в личный кабинет ФСС через Госуслуги. Личный кабинет fss ru можно найти по электронному адресу http://cabinets.fss.ru/.

Алгоритм входа в личный кабинет при помощи портала Госуслуги выглядит следующим образом:

  1. На главной странице следует выбрать раздел, в зависимости от того в качестве кого вы входите: застрахованного, страхователя или же работника кабинета МСЭ.
  2. Далее, регистрационная программа переведет к дальнейшему этапу – в окно, где необходимо ввести логин и пароль.

Зайти в электронный кабинет Фонда Социального Страхования через портал Госуслуг можно несколькими путями:

  • введя номер СНИЛС;
  • введя номер мобильного;
  • указав адрес электронной почты;
  • используя ключ электронной подписи.

Если пользователь уже прошел регистрацию на портале Госуслуг, то он может зайти в электронный личный кабинет ФСС, используя один из первых трех вариантов. Вводим номер СНИЛС/мобильного либо адрес электронной почты в поле для введения логина, а в качестве пароля используем пароль от самого сервиса Государственных услуг.

Электронная подпись – специальный шифр, который можно использовать в качестве альтернативы бумажной подписи. Имея такую, физическое лицо может пользоваться различного рода электронными услугами, осуществляя дистанционное подписание цифровых документов. Сервис Госуслуги предлагает создать электронную подпись на этапе первичной регистрации.

Итак, после введения данных для входа в личный кабинет ФСС, кликаем на соответствующую кнопку, чтобы система пропустила дальше. И, если вы все сделали верно, портал Госуслуг сразу же переведет сам в личный кабинет Фонда социального страхования.